Het faciliteren van samenwerking en communicatie is een kernonderdeel van de rol van de bestuurssecretaris, zeker in het hybride werktijdperk met werknemers en bestuursleden die vaak thuis of onderweg werken. Het beheer van governance en regelgevingskwesties is ook nog steeds een belangrijke factor, maar het toenemende belang van milieu-, sociale en governancefactoren (ESG) voor beleggers en de toename van cyberbeveiligingsrisico’s betekenen dat de opdracht van de functie breder wordt.
Facilitatoren en aanjagers
Sommige beschrijven ze als facilitatoren en aanjagers van effectiviteit, waarbij hun rol wordt uitgebreid tot het verschaffen van inzicht, vooruitziendheid en wijsheid achteraf aan de voorzitter en de raad van bestuur. Bovendien baren de dreiging van cyberaanvallen, inbreuken op de privacy van gegevens en digitale transformatie grote zorgen. En nu met kunstmatige intelligentie (AI) in de directiekamer wordt uitgetesten de voorspelling dat de C-suite steeds wendbaarder wordt, zal de rol van de bestuurssecretaris en de technologie waarop hij vertrouwt, steeds belangrijker worden.
Bestuurssecretarissen bevinden zich daarom in een goede positie om de uitvoering te stimuleren van beleidsmaatregelen en praktijken die de reputatie van het bedrijf helpen beschermen en de efficiëntie en veiligheid verhogen. Het begeleiden van de raad van bestuur bij deze kritieke aspecten en bij de vraag hoe de hybride aanpak van invloed is op de mensen, klanten en processen van de organisatie, zal waarschijnlijk steeds fundamenteler worden voor de rol en de vaardigheden die nodig zijn om te slagen.
De gevolgen van hybride werken
Voor bestuurswerk biedt hybride werken zowel uitdagingen als kansen. Sommige CEO’s wijzen op efficiëntere vergaderingen door minder te reizen, kortere vergaderagenda’s en zelfs moedigere, eerlijkere gesprekken. Er zijn echter nog heel wat technische en praktische uitdagingen waarmee bestuurssecretarissen moeten omgaan.
Voor een efficiënte samenwerking en discussie is het van essentieel belang dat elk bestuurslid beschikt over de technologie en documentatie die hij nodig heeft voor een productieve vergadering. Ook bestuurssecretarissen hebben zich moeten aanpassen aan nieuwe werkmethoden. Virtuele vergaderingen beheren is niet altijd gemakkelijk, vooral als de deelnemers zich in verschillende gebieden of tijdzones bevinden.
Het verzamelen en verspreiden van bestuursdocumenten zoals notulen, bestuurspakketten en financiële verslagen is tijdrovend en administratief zwaar wanneer de meeste aanwezigen niet op kantoor zijn. De bestuurssecretaris moet al deze taken steeds vaker op afstand organiseren, maar vertrouwen op e-mail is een te groot veiligheidsrisico.
Digitale oplossingen omarmen
Om deze problemen op te lossen, maken steeds meer bestuurssecretarissen gebruik van digitale hulpmiddelen die speciaal voor het bestuurswerk zijn ontworpen. Er moeten immers nog bestuursvergaderingen worden gehouden, documenten worden opgesteld en verspreid, en regelgevingskwesties worden geregeld.
Digitale oplossingen zoals portals voor de raad van het bestuur automatiseren de voorbereiding en het beheer van vergaderingen, bieden een veilige en digitale aanpak die de administratieve last verlicht en tegelijk tijd en geld besparen. Gebruikers kunnen via één platform bestuursdocumenten delen, controleren en digitaal ondertekenen, ongeacht waar ze zich bevinden of welk apparaat ze gebruiken. Niet alleen is er geen behoefte meer aan eindeloze e-mails en onveilige offline communicatie, maar er is ook het vertrouwen dat iedereen het juiste document binnen handbereik heeft.
Technologieoplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van het bestuurswerk zijn een essentieel instrument om te kunnen voldoen aan de eisen van hybride werken – zowel voor het leidinggevende team als voor de bestuurssecretaris op wie iedereen vertrouwt voor een efficiënt proces. Niet alleen ondersteunen deze digitale hulpmiddelen een effectievere samenwerking tussen de C-suite, maar ze maken ook waardevolle tijd vrij voor de bestuurssecretaris om zich te concentreren op strategische kwesties zoals ESG-factoren, risicobeheer op het gebied van cyberbeveiliging en de 4 P’s van governance – people (mensen), purpose (doel), proces en prestaties.
Samengevat is de evolutie van de rol van de bestuurssecretaris tweeledig. Het gaat erom technologische oplossingen te omarmen om het werk van de raad van bestuur in onze hybride werkwereld te vergemakkelijken, en het gaat erom de taakomschrijving te verruimen door meer tijd te besteden aan strategische kwesties. Portals voor raden van bestuur en technologische oplossingen die op de behoeften van het bestuurswerk zijn toegesneden, zijn enkele van de factoren die dit evolutieproces mogelijk maken.
Neem contact op om meer te weten te komen over hoe een bestuursportaal u kan helpen de dagelijkse taken efficiënter uit te voeren.
Wij bevelen ook deze bredere gids aan over de evaluatie van uw investeringen in bestuurstechnologie:
