De kopersgids voor board portal software

In het bijzonder zal het u helpen begrijpen: 

• Wat een board portal voor uw organisatie kan betekenen 
• Welke kenmerken en functionaliteit u moet zoeken in een board portal-platform 
• Welke vragen u kunt stellen aan een potentiële leverancier 
• Hoe u de geloofwaardigheid van een leverancier kunt vaststellen 

Gewapend met deze informatie bent u in de juiste positie om de markt te bekijken, een oplossing te kiezen die geschikt is voor uw organisatie en te profiteren van alle voordelen die een toonaangevende board portal biedt.

Specifiek zullen we het volgende behandelen: 

• Wat is board portal-software
• Wanneer  board portal-software kan worden gebruikt
• De board portal-functies die u in uw oplossing mag verwachten
• Het belang van e-handtekeningen binnen board portal-software
• Beveiligingsoverwegingen voor board portal-software
• Vragen die u moet stellen over de prestaties, de geschiedenis en de ondersteuning van de board portal
• Vragen die u moet stellen over de bruikbaarheid van board portal-software 
• Vragen die u moet stellen over productroadmaps en updates

Wat is board portal-software?

Board portal software (ook wel software voor bestuursbeheer genoemd) biedt besturen en managementteams een veilig digitaal platform. Dit kan worden gebruikt voor het delen van documenten, samenwerking, een historisch digitaal archief en toegang tot bestuursdocumenten online en offline. Board portal of software voor bestuursbeheer vervangt daarom de traditionele manier van werken van de board die gekenmerkt wordt door handmatige papieren processen, grote hoeveelheden printwerk en onveilige communicatie via e-mail.

Wanneer wordt board portal-software gebruikt?

Board portal-software wordt het meest gebruikt door bestuurders zoals bedrijfssecretarissen en directeuren voor, tijdens en na bestuursvergaderingen. Zoals:

Vóór de vergadering

• Herinneringen sturen over vergadertijd en -locatie, beschikbaarheid bevestigen, agenda's maken, bestuurspakketten samenstellen en eerdere notulen of andere relevante updates sinds de laatste bestuursvergadering uploaden. Meer informatie over het organiseren van online en offline bestuursvergaderingen vindt u hier 

Tijdens de vergadering

• Notuleren binnen de portal, stemmingen en besluiten vastleggen, acties toewijzen en deadlines vaststellen

Na de vergadering

• Om veilig notulen te versturen, het ondertekenen van notulen en besluiten na een vergadering via e-handtekening te vergemakkelijken, herinneringen voor acties in te stellen, bestuurders op de hoogte brengen stellen van nieuwe uploads en te stemmen over zaken die nog openstaan of goedgekeurd moeten worden

Board portal-software stelt bestuurders, administrateurs en de leidinggevende teams waarmee zij samenwerken ook in staat om tussen vergaderingen door effectiever samen te werken door overal toegang te krijgen tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Ze kunnen ook te allen tijde veilig communiceren met andere directeuren binnen de portal, in plaats van via onveilige kanalen zoals e-mail. 

Dit helpt besturen om vergaderingen grondiger voor te bereiden, hun time-to-decision te versnellen en hun productiviteit te verhogen, allemaal essentiële factoren om de efficiëntie van de raad van bestuur te vergroten.

Lees onze blog 'Wat is een board portal' voor een gedetailleerder begrip van wat een board portal is en hoe het uw bestuur kan helpen zich te ontwikkelen.

De board portal-functies die u mag verwachten in uw board portal-oplossing

Niet alle board portals zijn hetzelfde. Het niveau van functionaliteit en functies waarover u beschikt, hangt af van hoe geavanceerd de door u gekozen oplossing is. Maar als minimum basis moet u verwachten dat u: 

• Eenvoudig en snel agenda's en bestuurspakketten kunt maken 
• Veilig kunt communiceren of chatten (waardoor het niet meer nodig is om via apps als Slack te communiceren)  
• Notulen kunt maken en acties kunt toewijzen
• E-handtekeningen mogelijk maakt voor het op afstand ondertekenen van besluiten en notulen  

Andere nuttige board portal-software functies omvatten: 

• Toegangscontroles en gebruikersmachtigingen 
• Volgen van gebruikersactiviteiten 
• Goedkeuringsproces en workflowcontrole 
• Veilig opslaan en ophalen van documenten 
• Kalenderbeheer
• Nalevingsbeheer 
• Samenwerking via commentaar en notities
• Geautomatiseerde herinneringen voor vergaderingen en acties
• Veilig bestanden delen 
• Offline toegang
• Compatibel met meerdere apparaten 
• Gemakkelijk documenten zoeken en archiveren
• Versiebeheer van documenten

Het belang van e-handtekeningen binnen board portal-software

E-handtekeningen zijn een bijzonder belangrijke functie binnen board portal-software, omdat ze bestuurders in staat stellen de notulen van bestuursvergaderingen en andere bedrijfsdocumenten op afstand, veilig en in overeenstemming met bedrijfs- en officiële richtlijnen te ondertekenen. Ze zijn potentieel even juridisch bindend als een handtekening met inkt – maar u moet er wel voor zorgen dat de faciliteit voor elektronische handtekeningen in de board portal die u kiest, over de juiste maatregelen en functies beschikt om dit mogelijk te maken. 

Het is daarom van cruciaal belang dat uw potentiële leverancier van een board portal over een geschikte oplossing voor elektronische handtekeningen beschikt, die zowel goed bestuur en efficiënt bestuurswerk als beveiliging en naleving mogelijk maakt. 

Ten eerste moet u nagaan of u met de oplossing de bestanden kunt ondertekenen die u gewoonlijk gebruikt, en ook of de oplossing een ingebouwde automatische handtekeningstroom biedt. Gebruiksgemak staat voorop. Maakt de oplossing die u gebruikt het gemakkelijk om documenten voor ondertekening voor te bereiden? Kunt u op elk type apparaat inloggen? Ondersteunt uw oplossing geavanceerde handtekeningen voor documenten met meerdere ondertekenaars? Al dit soort functies zijn van cruciaal belang om efficiënter te kunnen werken en beslissingen snel goedgekeurd te krijgen. 

Ten tweede moet u controleren of uw oplossing voldoet aan de regelgeving in de gebieden waarin u actief bent. Voldoet het bijvoorbeeld aan de meest recente eIDAS-regelgeving voor Europa? 

Er zijn verschillende oplossingen en technologieën op de markt met verschillende niveaus van vertrouwen en juridische kracht. De Admincontrol-oplossing bevat bijvoorbeeld twee opties die beide voldoen aan de EU eIDAS-normen: Geavanceerde handtekening en beperkte handtekening. Lees hier onze blog over hoe e-handtekeningen de efficiëntie van het bestuur kunnen verbeteren.

Beveiligingsoverwegingen voor board portal-software

Een van de andere belangrijkste zaken waar besturen rekening mee moeten houden als ze overwegen een bestaande board portal-oplossing te kopen of te gebruiken, is de voortdurende dreiging van cyberaanvallen, die volgens McAfee bedrijven nu jaarlijks meer dan 1 biljoen dollar kost. 

De kwestie is bijzonder belangrijk voor raden van bestuur omdat directeuren en C-level executives tot de favoriete doelwitten van kwaadwillende hackers behoren, een feit dat niet verwonderlijk is gezien de zeer vertrouwelijke aard van de informatie en documenten waarmee zij werken. 

Dit betekent dat besturen niet alleen moeten nadenken over cyberbeveiliging als onderdeel van hun agenda voor bedrijfsrisicobeheer – ze moeten ook nadenken over hoe ze hun eigen communicatie beveiligen.

Daarom moet de board portal die uw organisatie hanteert onder meer bestaan uit:

• Afgeschermde communicatie via beveiligde communicatiekanalen binnen de portal 
• Veilige opslag voor alle actuele en historische documenten
• Elektronische ondertekening voor goedkeuring op afstand van bestuursdocumenten 
• Naleving van de AVG 
• Twee-factorenverificatie om zwakheden in gebruikerswachtwoorden te ondervangen en de toegang te beperken en een strenge gebruikersverificatie te garanderen 

Dit laatste punt – Twee-factorenverificatie – is bijzonder belangrijk omdat door de jaren heen is het bewezen dat:

• 90% van de wachtwoorden kan worden gekraakt in minder dan zes uur  
• Tweederde van de mensen overal hetzelfde wachtwoord gebruikt 
• 57% van de mensen die al zijn opgelicht bij phishing-aanvallen hun wachtwoorden nog steeds niet hebben veranderd

Twee-factorenverificatie helpt dit probleem op te lossen omdat het een extra beveiligingslaag is die ervoor zorgt dat alleen geauthenticeerde gebruikers toegang krijgen tot een online account. Aanvankelijk voert een gebruiker zoals gebruikelijk zijn gebruikersnaam en wachtwoord in. In plaats van meteen toegang te krijgen, moeten zij dan aanvullende informatie verstrekken.

Deze tweede factor kan afkomstig zijn uit een van de volgende categorieën:  

• Een code van een Authenticator-app op een telefoon, of een code die per sms naar een telefoon wordt gestuurd
• Een biometrische indicator, zoals de vingerafdruk van de gebruiker (Touch ID) of gezichtsherkenning (Face ID) 

De doeltreffendheid van deze maatregelen is ruimschoots bewezen: Microsoft heeft verklaard dat 2FA effectief is in het voorkomen van 99,9% van de aanvallen op accounts en als zodanig zou het een belangrijk onderdeel moeten zijn van uw verdediging tegen cybersecurity-aanvallen op bestuursniveau en de bescherming van kritieke gegevens in uw board portal. 

Lees meer over de doeltreffendheid van 2FA hier.

Vragen die u moet stellen om betere beveiligingsmaatregelen te treffen voor leveranciers van board portals

Bij het beoordelen van board portal-softwareis het ook van cruciaal belang om een aantal andere belangrijke vragen te stellen die u zullen helpen vaststellen dat de gekozen oplossing de juiste maatregelen heeft getroffen om belangrijke documenten en communicatie veilig te houden. 

Deze vragen moeten betrekking hebben op de volgende zaken. 

• Zijn alle gegevens die binnen de portal circuleren versleuteld?  
• Waar worden de gegevens opgeslagen? 
• Zijn er back-up servers?
• Is de veiligheid van de leverancier van het board portal ooit in gevaar geweest?  
• Heeft de mobiele applicatie van de board portal een schild tegen hackers?
• Hoe vaak voert de leverancier penetratie- en beveiligingstests door derden uit?
• Heeft de leverancier speciale middelen voor beveiliging en privacy? 
• Wordt de board portal-software regelmatig gecontroleerd door onafhankelijke en gerespecteerde accountants? 
• Heeft de aanbieder een inlogsysteem met twee-factorenverificatie?
• Biedt de portal op het hoogste beveiligingsniveau ID-gebaseerde verificatie?
• Is de board portal volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU? 

De juiste leverancier moet bewijzen kunnen overleggen in de vorm van accreditaties of certificeringen om u gemoedsrust te geven over zijn processen. Zij moeten u ook kunnen vertellen hoe vaak hun systemen worden gecontroleerd, door wie, en bereid zijn die controleverslagen met u te delen.

Vragen die u moet stellen over de prestatiegeschiedenis en ondersteuning van de board portal

Voordat u een keuze maakt voor een aanbieder van board portal-software, is het ook een goed idee om klantbeoordelingen te lezen en na te gaan wat andere klanten te zeggen hebben over de samenwerking met de aanbieder die u op het oog hebt. Vaak hangt dit af van de mate van ondersteuning die zij bieden. 

Door de volgende vragen te stellen kunt u ook de algemene prestatiegeschiedenis van uw potentiële leverancier evalueren. Het zal u ook helpen vast te stellen of zij in de loop der jaren met succes aan de verwachtingen van de klanten hebben voldaan. 

• Heeft de leverancier betrouwbare en gedetailleerde referenties van klanten?
• Wat is hun verlengingspercentage?
• Hoe lang moeten klanten meestal wachten op ondersteuning?
• Welke talen spreekt het ondersteunend personeel van de leverancier?
• Op welke markten heeft de leverancier plaatselijke kantoren? 
• Kunt u betalen voor premium ondersteuningsdiensten? 

Een andere manier om de reputatie van een leverancier te peilen is te kijken naar zijn prijzen en accreditaties. Hebben ze die? Van welke instanties zijn deze afkomstig? Hoe meer bewijs er is van positieve feedback uit onpartijdige bronnen, hoe groter de kans dat u een weloverwogen keuze maakt die u zal helpen de productiviteits- en efficiëntievoordelen te behalen die u verwacht en verdient te behalen van uw investering.

Vragen die u moet stellen over de bruikbaarheid van board portal-software

Naast het vaststellen van de referenties van de leverancier van uw board portal wat betreft prestaties en ondersteuning, is het ook belangrijk te weten hoe gemakkelijk het systeem te gebruiken zal zijn voor zowel de beheerders als de bestuursleden, om de aanvaarding en het gebruik door de gebruikers te bevorderen.

Bestuursleden hebben het erg druk – ze zitten vaak in verschillende besturen op verschillende geografische locaties en in verschillende tijdzones. Als zodanig zullen zij zich waarschijnlijk verzetten tegen een board portal die niet intuïtief is. 

Dit betekent dat het ook raadzaam is om meer belangrijke vragen te stellen om vast te stellen of uw potentiële leverancier het juiste niveau van gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid biedt:

• Hebben u of uw gebruikers 24/7 toegang tot ondersteuning? 
• Welke geavanceerde functies bieden ze aan (e-handtekeningen, eID, delen van annotaties, stemmen enz.)? 
• Kunt u het door u gekozen platform volledig aanpassen aan uw zakelijke behoeften? 
• Kunt u vertrouwelijke documentatie raadplegen en archiveren, zowel on- als offline? 

Zoals met de meeste moderne technologie is het waarschijnlijk dat een zekere mate van configuratie nodig is om het platform aan uw behoeften aan te passen. Dit betekent dat u potentiële leveranciers ook moet vragen welk niveau van ondersteuning zij bieden tijdens de installatie, of zij sjablonen leveren voor gebruiksgemak, welke documentatie zij hebben die u kunt volgen en of regelmatige evaluaties mogelijk zijn om uw systeem voortdurend te optimaliseren. 

Vragen die u moet stellen over productroadmaps en updates

Elke technologie die u aanschaft moet uw bedrijf blijven ondersteunen terwijl het zich ontwikkelt. Het is dus van vitaal belang dat u er ook voor zorgt dat de door u gekozen leverancier zijn product voortdurend verbetert op basis van feedback van klanten en de behoeften van de sector. 

Dit betekent dat u ook de tijd moet nemen om naar de productroadmap van uw potentiële leverancier te kijken om te zien waar hij naartoe gaat. Zal het op lange termijn voor u werken? Welke functies willen ze in de toekomst toevoegen? Als ze die nieuwe functies implementeren, waarschuwen ze u dan voordat de update plaatsvindt? En als uw bedrijf groeit, zal de board portal dan schaalbaar zijn op een manier die met u meegroeit?

Er zijn nog enkele belangrijke vragen die u moet stellen over de flexibiliteit van uw aanbieder en zijn vermogen om u op lange termijn te ondersteunen en aan te passen aan uw behoeften: 

• Heeft de leverancier een intern team dat groot en toegewijd genoeg is om de toepassing te ontwikkelen? 
• Wat voor opleiding krijgt uw bedrijf tijdens het proces? 
• Krijgt u een contactpersoon die u kunt bereiken?
• Hoeveel talen ondersteunt de oplossing?
• Waarschuwen ze gebruikers voordat ze updates implementeren? 
• Welke ondersteunende documenten worden verstrekt? 

De juiste leverancier moet open zijn over zijn ontwikkelingsplannen, bereid zijn naar feedback te luisteren en bereid zijn met zijn klanten samen te werken om te beslissen welke verbeteringen prioriteit krijgen.

Ontdek meer

Moderne board portal-software is een must-have voor organisaties die de efficiëntie en kwaliteit van de communicatie op seniorniveau willen verbeteren en tegelijkertijd tijd en geld willen besparen en vertrouwelijke documenten veilig willen houden. 

Door de vragen in dit artikel te stellen, kunt u vaststellen of de gekozen leverancier aan al deze eisen kan voldoen en u kan helpen het juiste ROI-niveau te bereiken. 

De antwoorden die u krijgt, geven een uitstekende indicatie of de oplossing en de aanbieder goed voor u zijn, zowel nu als op lange termijn.

Vraag hier uw demo aan om een board portal-platform in actie te zien, . U kunt ook meer lezen over hoe u het succes van uw bestuur kunt garanderen via onze  ultieme gids voor bestuursefficiëntie.  Om ons deze vragen te stellen en te zien hoe we ervoor staan, e-mail ons op info@admincontrol.com en we nemen graag contact met u op.