Tässä julkaisussa tarkastelemme sähköisten allekirjoitusten ominaisuuksia, käyttötarkoituksia ja etuja, mukaan lukien
Sähköiset allekirjoitukset, jotka tunnetaan myös nimellä e-allekirjoitukset, ovat sitä miltä ne kuulostavatkin – perinteisen mustekynällä tehdyn allekirjoituksen sähköisiä versioita.
Olet ehkä olet joskus käynyt läpi monimutkaisen prosessin allekirjoittamalla ensin tyhjän paperiarkin, skannaamalla ja tallentamalla sen tietokoneellesi jpg-tiedostona sekä kopioimalla ja liittämällä sen sitten asiakirjan allekirjoituskenttään. Itse asiassa tämä on yksinkertainen versio sähköisestä allekirjoituksesta. Prosessi ei ole kovin sujuva, eikä henkilöllisyyttäsi allekirjoittajana voida todistaa, joten vastaanottajan on yksinkertaisesti luotettava allekirjoituksen aitouteen.
Onkin luonnollista, että teknisen kehityksen myötä tämäkin asia on edistynyt. Nyt on olemassa kehittyneempiä digitaalisia allekirjoituksia, jotka hyödyntävät monimutkaisia algoritmeja allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että sähköinen allekirjoitus voi olla oikeudellisesti sitova. Uudet menetelmät mahdollistavat myös turvallisemman ja kätevämmän tavan allekirjoittaa mikä tahansa asiakirjatyyppi, millä tahansa laitteella.
Tämä voi tuntua hämmentävältä, mutta kaikki sähköiset allekirjoitukset eivät ole digitaalisia allekirjoituksia. Kun lisäät nimesi sähköpostiin tai kopioit ja liität sen PDF-tiedostoon, olet allekirjoittanut dokumentin sähköisesti. Tämä sopii tyypillisesti yksinkertaisille kirjeille tai sisäisille asiakirjoille, ja vaikka tätä pidettäisiinkin sähköisenä allekirjoituksena , se ei ole digitaalinen allekirjoitus.
Digitaalisissa allekirjoituksissa käytetään henkilön henkilöllisyyden tunnistamiseen monimutkaista salausteknologiaa ja tunnistusmenetelmiä, kuten kirjausketjuja. Joissakin voidaan myös kirjata tieto siitä, missä ja milloin asiakirja allekirjoitettiin. Teknologian avulla voidaan havaita mahdolliset jälkikäteen tehdyt muutokset tunnistamalla allekirjoitukset, joita on peukaloitu tai jotka voivat olla vilpillisiä.
Digitaaliset allekirjoitukset jaetaan eri alatyyppeihin. Näistä ryhmistä käytetty terminologia voi vaihdella, mutta yleensä käytetyt nimitykset ovat rajoitetut tai perustason sekä kehittyneet sähköiset allekirjoitukset.
Rajoitetuissa sähköisissä allekirjoituksissa käytetään kaksivaiheista tunnistusta, kuten kertaluonteista salasanaa, joka lähetetään yleensä tekstiviestillä käyttäjän mobiililaitteeseen. Näin käyttäjän henkilöllisyys voidaan tunnistaa yhdistämällä heidän tietonsa tallennettuun matkapuhelinnumeroon.
Lisäsuojauskerroksen ansiosta rajoitetut sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia useimmissa maissa ja useimmilla alueilla. Silti on tärkeää tarkistaa aina paikalliset määräykset, sillä alueellista vaihtelua voi olla.
Kehittyneisiin sähköisiin allekirjoituksiin liittyy syvällisempiä teknisiä vaatimuksia, ja niissä käytetään lisäteknologiaa, kuten salausavaimia. Se on algoritmi, joka salaa tai purkaa tekstin kehittyneempää tunnistusta varten. Allekirjoituksen voidaan osoittaa liittyvän yksilöllisesti allekirjoittajaan, ja lisäksi voidaan todentaa, missä, milloin ja millä laitteella se on tehty. Tällaista sähköistä allekirjoitusta pidetään oikeudellisesti yhtä sitovana kuin kynällä kirjoitettua.
Kehittyneen allekirjoituksen tunnistusmenetelmät vaihtelevat alueittain, mutta niihin liittyy pankkitunnusten tai muiden allekirjoittajan yksilöllisten tunnistusmuotojen käyttö. Digitaalisen allekirjoituksen ja henkilön henkilöllisyyden välillä on oltava kiistaton ja ainutlaatuinen yhteys, mikä takaa, että allekirjoitusta ei voida siirtää tai muuttaa millään tavalla.
Tunnistamiseen käytettävän edistyksellisen teknologian ansiosta kehittynyt allekirjoitus on luotettavampi tapa allekirjoittaa asiakirjoja, joilla on vaatimustenmukaisuuteen perustuvia käyttökohteita. Digitaalisia allekirjoituksia käytetään usein rahoitus-, laki- ja terveydenhuoltoaloilla, mutta niistä on hyötyä kaikentyyppisille yrityksille ja organisaatioille. Ylempi johto ja hallitustiimi voivat käyttää kehittynyttä allekirjoitusta hallinto- ja äänestystarkoituksiin sekä kokouspöytäkirjojen hyväksymiseen. Sähköisiä allekirjoituksia käytetään myös sopimuksissa ja oikeudellisissa tai vaatimustenmukaisuuteen perustuvissa asiakirjoissa tai kumppanuussopimuksissa, mukaan lukien sijoituspäätökset tai sulautumisiin ja yritysostoihin liittyvät asiakirjat.
Ympäri maailmaa on olemassa erityisiä sähköistä allekirjoitusta koskevia oikeudellisia vaatimuksia, sillä niiden luomista ja tunnistamista säännellään ja niiden on täytettävä tiukat tekniset vaatimukset.
EU:ssa sähköisiä allekirjoituksia säännellään eIDAS-asetuksella, jossa määritetään, miten allekirjoitukset luodaan ja mitkä tunnistamismenetelmät ovat hyväksyttäviä. Brexitin jälkeen Ison-Britannian hallitus on mukauttanut EU:n lainsäädäntöä Ison-Britannian markkinoille, ja vaikka rajat ylittävät allekirjoitukset tunnustetaankin yleisesti niiden ollessa eIDAS-vaatimusten mukaisia, suosittelemme tarkistamaan paikallisen lain mukaiset ohjeet.
Rajoitettujen ja kehittyneiden allekirjoitusten monivaiheinen henkilöllisyyden todentaminen on varmaankin ilmeisin hyöty organisaatiolle. Allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistus, kirjausketju ja allekirjoitustavan jäljitettävyys ovat suojausominaisuuksia, jotka tekevät sähköisistä allekirjoituksista perinteisiä käsin tehtyjä allekirjoituksia turvallisempia.
Sähköiset allekirjoitukset eivät vaadi paperia tai posti- ja kuriiripalveluja. Tästä syystä ne ovat kustannustehokkaampi vaihtoehto perinteiselle käsin tehtävälle allekirjoitukselle. Koska asiakirjan allekirjoittaminen ja lähettäminen käy sähköisesti nopeammin kuin postitse tai faksaamalla, yritys säästää myös huomattavasti aikaa.
Sähköiset allekirjoitukset ovat ympäristöystävällisiä. Niitä varten ei tarvita paperia tai mustetta eikä allekirjoitetun asiakirjan määränpäähän toimittamisessa kuluteta fossiilisia polttoaineita. Sähköiset allekirjoitukset vähentävät liiketoimintaprosessin vaiheita ja prosesseja, mikä myös auttaa osaltaan pienentämään hiilijalanjälkeä.
Joissakin sähköisen allekirjoituksen työkaluissa on mahdollista allekirjoittaa useita asiakirjoja yhdellä tunnistuksella. Tämä on erityisen hyödyllistä hallitus- tai johtotiimeille, jotka allekirjoittavat usein oikeudellisesti sitovia hallituksen kokouspöytäkirjoja tai erilaisia sopimuksia. Näin säästyy aikaa, tuottavuus paranee ja asiakirjojen allekirjoittamista ja sen tapaa on helpompi valvoa ja hallinnoida.
Jos haluat luoda oikeudellisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen, on käytettävä jotakin tiettyä ohjelmistoa. On olemassa useita erityyppisiä työkaluja, joiden avulla voit allekirjoittaa asiakirjan helposti ja nopeasti rajoitetulla tai kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella.
Admincontrolilla me työskentelemme yhdessä erikoistuneiden sähköisten allekirjoitusten ohjelmistotoimittajien kanssa. Näin voimme tarjota asiakkaillemme mahdollisuuden sekä rajoitetun että kehittyneen allekirjoituksen käyttöön. Prosessi on nopea, yksinkertainen ja tehokas ja kaikkien eIDAS-säädösten mukainen. Tarjoamme kaksivaiheisen ja BankID-tunnistuksen, jota sovelletaan Euroopassa kaikilla toiminta-alueillamme.