Dette spørgsmål er der på det seneste kommet endnu mere fokus på. Bestyrelser har skullet medvirke til at håndtere konsekvenserne af en hidtil uset global pandemi. Flere andre problemer er fulgt efter – blandt andet behovet for hurtig digital transformation, relaterede cybersikkerhedsrisici, indvirkningen af hybridarbejde, skyhøje forretningsomkostninger og håndtering af stadigt stigende geopolitisk og økonomisk volatilitet.
Så hvad er den bedste måde at organisere disse kritiske møder i hurtigt skiftende tider? Hvordan sikrer I, at bestyrelserne er bedst muligt rustet til at yde den støtte, som disse udfordringer kræver?
Her er vores hurtige vejledning til, hvordan man organiserer bestyrelsesmøder effektivt og sikrer, at møderne giver maksimalt afkast for den investerede tid. Vi dækker:
Der er ingen universel bestemmelse om, hvor mange bestyrelsesmøder der er påkrævet på et år. Der er ikke noget lovkrav om, at private aktieselskaber i Storbritannien skal afholde bestyrelsesmøder. Det samme gælder for lande som Danmark, Finland, Holland, Norge og Sverige. I praksis afholdes møder normalt mindst en gang om året og ofte i forbindelse med årlige aktionærmøder.
Aktuelle udfordringer dikterer dog, at bestyrelsesmøder skal afholdes mere regelmæssigt, ideelt set hver måned, for at gennemgå den foregående måneds økonomiske resultater, yde strategisk støtte og identificere handlinger, der skal adresseres inden næste møde. Bestyrelser skal også være fleksible alt efter de gældende forhold. Klik her for at skrive tekst.
For at møderne kan være fokuserede og på sporet, bør dagsordener for bestyrelsesmøder typisk struktureres som følger:
Overskriften til din dagsorden for bestyrelsesmødet skal indeholde navn og adresse på organisationen samt dato, tidspunkt og sted for mødet. Hvis mødet er online, skal overskriften også indeholde links til deltagelse.
Dette er det formelle punkt, hvor formanden meddeler, at det er tid til at behandle punkterne på dagsordenen.
Formanden spørger de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, om de har brug for ændringer i dagsordenen, før man går videre – dette kan omfatte sletning af dagsordenspunkter, der ikke længere anses for relevante.
Formanden spørger bestyrelsesmedlemmerne, om de har rettelser eller ændringer til det foregående referat.
Direktionen, herunder CEO og CFO (og nogle gange specialistudvalg) kommer med rapporter og opdateringer om strategisk retning, nye initiativer, de seneste økonomiske nøgletal og nye tendenser eller trusler.
Bestyrelsen genbesøger 'åbne' punkter, der har været drøftet på tidligere møder, som endnu ikke er løst og stadig kræver godkendelse.
Formanden, bestyrelsen eller ledelsen introducerer nye forretningsemner, der skal overvejes, drøftes og uddelegeres for videre udvikling og beslutningstagning.
Formanden takker bestyrelsen, oplyser tid og dato for næste møde og meddeler, at mødet formelt er hævet.
I disse tider med så hastige forandringer i forretningsverdenen er de vigtigste punkter på dagsordenen til bestyrelsesmødet afsnittene for ændringer af dagsordenen, gennemgang af 'åbne' spørgsmål og introduktion af nye forretningsemner. Når du tænker på, hvordan man forbereder en dagsorden til et bestyrelsesmøde, bør der afsættes tilstrækkelig tid til disse punkter til at sikre, at man fanger, gennemgår og registrerer nye udfordringer.
Ud over at skabe en velorganiseret dagsorden for bestyrelsesmøder, er det vigtigt at tilføje visse elementer før, under og efter mødet for at maksimere effektiviteten. Tips til bedste praksis her inkluderer:
Når du overvejer, hvordan man optager referater af et møde, er det vigtigt at huske, at bestyrelsesmødereferater ikke behøver at være en ordret udskrift. De er dog et juridisk bindende dokument, der som minimum bør indeholde følgende elementer:
Sådan optager man referater af et møde:
For at hjælpe bestyrelsesmedlemmer med at gennemgå et referat er det også vigtigt at sikre, at referatet er skrevet klart, kortfattet og indeholder en begrundelse for hver handling eller hvert forslag, der er foretaget.
Efter mødet skal referatet underskrives af både firmasekretær og formand. Det skal også sendes sikkert til hvert medlem så hurtigt som muligt – inklusive dem, der ikke var til stede. Da referater er et juridisk dokument, der efterfølgende kan fremvises i retten, skal du også sikre dig, at referater opbevares sikkert med vandtæt anordning til backup.
For det meste har bestyrelser over hele verden tilpasset sig de seneste år ved at gå væk fra manuelle papirbaserede processer og vedtage digitale måder at arbejde på tilpasset virtuelle møder. I nogle tilfælde har dette dog involveret brug af en midlertidig opsætning af populære samarbejdsværktøjer som Teams eller Zoom og produktivitetspakker fra Microsoft eller Google. Der er dog store fordele ved at bruge specialiseret dedikeret bestyrelsesadministrationssoftware, som er designet til at lette processen. Disse fordele omfatter:
Sikker software til underskrift hos bestyrelsesledelsen (eller e-signatursoftware) til fjernbaseret godkendelse af beslutninger og referater
Dedikeret software til bestyrelsesportal (også kendt som software til bestyrelsesadministration) gør det muligt for bestyrelsen at arbejde mere effektivt mellem møder og i mødeopfølgningsperioden ved at få adgang til fortrolige virksomhedsoplysninger hvor som helst. De kan også til enhver tid kommunikere sikkert med andre bestyrelsesmedlemmer via en separat kommunikationskanal. Hvis medlemmer sidder i flere bestyrelser, kan de også spare tid på at få adgang til alle de oplysninger, de har brug for via den samme portal ved hjælp af forskellige sikre logins.
I sidste ende hjælper dette bestyrelser med at forberede sig grundigere til møder, fremskynde deres beslutningstagning og udnytte deres tid bedst muligt på møderne. Alt dette er afgørende faktorer i et hurtigt skiftende forretningsmiljø, der kræver, at bestyrelser er mere agile og fokuserede, end vi har set hidtil.
Du kan finde flere oplysninger om software til bestyrelsesportaler, og om hvordan man organiserer bestyrelsesmøder ved at besøge admincontrol.com.
Du er måske også interesseret i vores ultimative guide til effektivitet i moderne bestyrelser, som indeholder vejledning om: