Perfektionering af virtuelle bestyrelsesmøder med løbende forbedringer

Vi har selv skrevet om dette emne – og vi har påpeget flere måder, hvorpå I trygt kan afholde velorganiserede møder, der er produktive.

Dette er dog ikke en statisk situation. Det er vigtigt, at du som bestyrelsesmedlem, sekretær eller højtstående leder fortsat søger at udvikle den måde, du arbejder på, så du kan tilpasse dig hastigt skiftende tider. 

For at få dette til at ske kan det være en god idé at tænke i ’løbende forbedringer’ for at sikre, at du har det bedst mulige udgangspunkt for at træffe gode beslutninger om fremtiden og overholde reglerne.

Her er vores tanker om, hvordan det kan fungere for dig.

5 principper, der vil hjælpe dig med fortsat at gøre det bedre

Hvis du kender til Lean, Kaizen eller Six Sigma, ved du allerede noget om principperne bag ideen om løbende forbedring. Det er metoder, der i vid udstrækning anvendes af virksomheder over hele verden til at foretage trinvise forbedringer af processer og produkter. Der er skrevet meget om emnet og meget detaljeret, men til vores formål her behøver vi kun at kigge på de fem grundlæggende principper for løbende forbedring, der vil hjælpe dig med at udvikle din nye måde at arbejde på.

Princip 1 – Forbedringer er baseret på små ændringer, ikke paradigmeskift

Dette første princip om løbende forbedring skal være opmuntrende – det betyder, at du ikke længere behøver at bekymre dig om store skift! Det har du allerede gjort ved at gå fra papirbaserede processer og møder til onlinesamarbejde og -video. Nu tænker du bare på detaljerne, og hvor du kan forbedre det, du allerede har igangsat.

Handlinger, du kan foretage ud fra dette princip:

• Start med at implementere en gennemgang af de systemer til virtuelle møder, som du har implementeret. Spørg dig selv og det bredere team: “Bruger vi funktionerne rigtigt, og er der måder at bruge de værktøjer, vi har, mere effektivt?”

Princip 2 – Alles ideer er værdifulde

Modellen til løbende forbedring bygger på den idé, at alle i et team eller en organisation kan have input til, hvordan processer fungerer. I sammenhæng med, hvordan bestyrelser fungerer, betyder det, at ingen bør træde til side og blot lade den nye proces omkring virtuelle møder foregå. Alle bør sige deres mening. Ikke kun sekretærerne, der er ansvarlige for at arrangere møder, men også alle direktører, formænd og ledere.

Handlinger, du kan foretage ud fra dette princip:

• Implementere et system (eller blot en kasse til onlineforslag), så alle deltagere kan indberette uhensigtsmæssigheder i de igangværende processer (og naturligvis forslag til at forbedre dem)

Princip 3 – I sigter mod at fjerne og strømline processer i stedet for at tilføje til dem

Modeller med løbende forbedringer giver små ændringer, der kan opnås uden store omkostninger. Det skyldes, at mange ideer indebærer, at dele af processer skal fjernes, i stedet for at der skal tilføjes til dem. Efter ankomsten af COVID-19 har vi allerede set, at nogle bestyrelser reducerer størrelsen på bestyrelsespakker for at bevare fokus under virtuelle møder. Dette har også sparet tid og papir. Der kan være mange andre anledninger for bestyrelser til at nedbringe spildet og forbedre effektiviteten og få mest muligt ud af alles værdifulde tid.

Handlinger, du kan foretage ud fra dette princip:

• Meld tilbage til bestyrelsesmedlemmerne om forbedringer, der er foretaget indtil nu, og tilskynd alle parter til at komme med yderligere forslag til, hvordan man kan minimere yderligere spild.

Princip 4 – Forbedring er baseret på løbende feedback

Konstant feedback er en anden afgørende del af modellen til kontinuerlig forbedring. Hver gang du begynder at udføre en forbedring, der er blevet foreslået af en i dit team, er det en god ide at få alles feedback om, hvordan den fungerer for dem, få forslag til yderligere forbedringer og foretage yderligere justeringer efter behov. Alle forbliver engagerede, og der er ikke noget, der bliver fremlagt som et fait accompli.

Handlinger, du kan foretage ud fra dette princip:

• Giv alle parter, der er involveret i at arrangere og deltage i møder, mulighed for at give feedback på forbedringer af de processer, du implementerer. Hvis du bruger en platform til sikker deling som f.eks. Admincontrol, er dette nemt at gøre, og alle jeres samtaler forbliver sikre.

Princip 5 – Forbedring skal altid være målbar

For at opnå reel forbedring skal du kunne måle effekten af dine handlinger og kommunikere den tilbage til alle involverede. Hvis du er begyndt at udarbejde meget kortere bestyrelsespakker og har hurtigere og mere fokuserede onlinemøder, så sig det. Hvis bestyrelserne kan se disse tal, og hvad de opnår, vil de helt sikkert føle sig tilskyndet til fortsat at bidrage til andre forbedringer, der kan foretages i fremtiden.

Handlinger, du kan foretage ud fra dette princip:

• Angiv KPI’er, og mål effekten af ændringer, du har foretaget – især i de tilfælde, hvor ændringerne har ført til tidsbesparelser, nedbragte omkostninger, mere fokuseret og hurtigere beslutningstagning og godkendelse af strategier.

Afsluttende tanker

Ved at bruge videomøder og platforme til sikker deling har bestyrelser opnået mange fordele i kølvandet på COVID-19. At fortsætte ad denne vej kan give yderligere gevinster, hvis man gennemgår, hvad der ellers kan forbedres for at hjælpe organisationer til at sikre en stabil og velstående fremtid på længere sigt.

Du kan finde flere oplysninger om punkterne i denne blog i vores e-bog: